No dejes para mañana, lo que puedes hacer de una vez

«Lo que planeas hacer mañana, hazlo hoy; lo que debes hacer hoy, hazlo inmediatamente»

El sentido de urgencia


En alguna ocasión se le preguntó al fundador de un exitoso corporativo internacional qué se necesitaba para tener éxito en nuestro trabajo.

"El mismo esfuerzo que se requiere para iniciar una nueva actividad: Una sensación de urgencia de ver el trabajo terminado", contestó.

Las gentes que hacen que este mundo se mueva tienen en común esta misma sensación de urgencia.
No importa qué tan inteligente o hábil uno sea, si uno no tiene este sentido de urgencia, es importante formarlo. Ahora es el justo momento de empezar a trabajar y desarrollarlo. Este mundo está pletórico de gente muy competente que honestamente pretende hacer las cosas mañana, o hasta el momento en que se decidan a hacerlo. Sus logros, sin embargo, rara vez se equiparan a los de aquellas personas menos talentosas quienes afortunadamente poseen un sentido de la importancia de iniciar el trabajo de inmediato.

Una de las artes más finas en la administración es la habilidad para comunicar este sentido de urgencia a la gente que trabaja para nosotros. Sin más rodeos y sin mostrar ningún desagrado por ello, Usted debe comunicar este sentido de urgencia. El mejor método es mostrar un interés personal hacia nuestros colaboradores, tanto en sus proyectos como en su propia persona, revisar el progreso de su trabajo, y estar siempre dispuesto a ayudar de la forma en que nos sea posible.

En ocasiones algunos compañeros de trabajo, aún cuando sean extremadamente hábiles, son lentos en su accionar. Revise los planes de trabajo con su gente. Insista en que le digan a Usted cuándo iniciarán las actividades que les han sido asignadas. Hágalos estimar qué tan rápido va a estar terminado el trabajo. Entonces dé seguimiento a ese plan de actividades y confirme que las asignaciones se están llevando a cabo de acuerdo a lo planeado. Ayúdelos en la medida de lo posible a mantener el desarrollo del proyecto de acuerdo al programa de trabajo establecido. Demuestre su agrado cuando ellos cumplen satisfactoriamente con el rendimiento prometido.

Algunos empleados reaccionan rápidamente, gozan al terminar sus actividades lo más pronto posible, y les agrada vencer los retos de fechas límite. Cuando Usted tenga a su cargo personal así, asegúrese de que Usted no represente el cuello de botella. Présteles atención inmediatamente cuando ellos la necesiten. No permita que se frustren frecuentemente por esperar a que Usted tome sus decisiones, por procedimientos y políticas que impliquen lentitud en el desarrollo, o simplemente por excesiva formalidad. Hágase responsable de remover las barreras que a ellos se les presenten en el camino.

No existe ningún substituto para el interés. Los asuntos en los que tenemos un interés predominante tienden a resolverse de inmediato y en tiempo. Si Usted muestra poco interés, el trabajo va a ser ejecutado seguramente tiempo después, o tal vez nunca.

Involúcrese y manténgase interesado en su trabajo y en el de sus colaboradores, desde un principio y hasta el final.

El sentido de urgencia es el motor que mueve al mundo. Hagamos de él un hábito.

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Liderazgo con urgencia

Desarrollar un sentido de urgencia como una importante cualidad de liderazgo es algo que el experto en negocios, Brian Tracy y otros como Blair Singer y Bob Proctor hablan mucho. Debido a que un líder es alguien del cual se espera mucho ya que es un ejemplo para otros y el propulsor de cambios en su organización, el tiene una gran responsabilidad con sus colaboradores para que las cosas se hagan, y se hagan ¡ya!

Tener urgencia no significa hacer las cosas apresuradamente que se cometen errores, ni significa vivir al filo del estrés y poniendote a ti y a todo tu equipo bajo presión injustificada – que por lo general es el resultado de una mala administración del tiempo y una pobre planeación estratégica y distribución de los recursos disponibles. Por lo general, trabajar de esta manera es por nuestra culpa y muchas veces los demás pagan el precio por nuestros errores.

De lo que aquí vamos hablar es desarrollar un sentido de urgencia basada en un cambio de actitud. La diferencia entre la que es provocada por la ineficiencia y la que es una actitud es que la primera se vuelve una necesidad (se tiene que terminar dicho proyecto antes de la fecha limite, pase lo que pase) y en la segunda estamos bajo control durante todo el proceso.

El liderazgo con urgencia es aquel en donde existe ambición para querer lograr cada vez más, en menos tiempo y con menos recursos. El líder con este sentido no tiene paciencia para las cosas que suceden lentamente, porque para el, lento significa mediocre.

Pero algo que es importante aclarar es que la urgencia se debe manifiestar principalmente en la etapa de la implementación / ejecución. El líder esta 100% consciente de que si no se toma el tiempo necesario en la etapa de planeación para asegurar que el proceso se llevará correctamente, lo único que sucederá es que se cometerán errores y el resultado sea pobre.

Las personas se vuelven más productivas cuando tienen una fecha limite, ¿cierto? Si eres vendedor, ¿vendes más al principio o al final del mes cuando tienes la presión de alcanzar tu cuota mensual? Si eres estudiante, ¿avanzas más en tus tarea o estudias más para tus exámenes, la noche antes o una semana antes? Si eres ama de casa, ¿limpias la casa más rápido cuidado cuando tus visitas están por llegar o el día antes de tu reunión?

Blair Singer, durante uno de sus cursos de entrenamientos para vendedores profesionales nos relata el siguiente ejemplo de trabajar bajo presión cuando hay una fecha limite. Al inicio del curso de 5 días los participantes fueron divididos en equipos de trabajao y se les dijo que tenían que presentar un proyecto de cómo generar un aumento significativo de ingreso para su empresa. A medio evento, se anunció que tenían tan solo 2 horas para terminar su proyecto. Todos los equipos lograron presentar ideas que generaron más ingresos que sus proyectos de 5 días hubieran hecho.

Vivir bajo presión todo el tiempo no es saludable, ni es una forma inteligente de trabajar. Muchas personas no soportan esa presión por tiempo prolongado y pronto se manifiestan repercusiones en su salud física y mental – ni deben hacerlo. Pero recuerden, aquí hablo de desarrollar una actitud y no vivir, ni trabajar en ese estado, salvo una crisis o por razones importantes. Los grandes líderes tienen han desarrollado este sentido en todo lo que hacen, que no cualquiera es capaz de adoptar, y por eso, ellos se encuentran en la cima de su profesión.

La personalidad de la persona influye mucho en determinar si hacer las cosas con urgencia es parte de su estilo de vida y de trabajo. Sin embargo, existen algunas cosas que se pueden hacer para desarrollar esta actitud y así probablemente ser más productivo y eficiente en tu trabajo.

A continuación Blair Singer nos presenta 7 cosas que podemos hacer para desarrollar la actitud y la forma de responder ante una situación urgente que requiere de nuestra atención inmediata.

• Controla tu ambiente: Debes crear un espacio y un ambiente en donde tu y los demás se sientan que pueden trabajar así sin sentirse agredidos o presionados injustificadamente. Celebren todos los logros por muy pequeños que sean, diviértanse y no olviden el propósito ni el objetivo final de la tarea.
• Trabaja en equipo: Trabajar con colegas en un ambiente de respeto y en donde todos se apoyan y a la vez se presionan es una de las mejores formas de desarrollar la actitud de urgencia.
• Tener un Código de Honor: De este tema hablaremos más en otras secciones pero un "Codigo de Honor" son una serie de reglas inquebrantables que son escritas y acordadas por todos, que prevalecen en todo el equipo. Este código o serie de reglas, debe apoyar la conducta de cada persona, apoyar la meta en cuestión, apoyar al equipo y apoyar al individuo.
• Establece límites: Para que un individuo o equipo pueda trabajar eficientemente, los límites deben ser rígidos, claros y justos para todos. En momentos de presión, la ausencia de límites perjudicará el desempeño del individuo y del equipo.
• Hazlo competitivo: Convierte la situación en un juego en donde la competencia sana estimulará a los integrantes para forzarse más. La competencia no debe llegar a ser un factor desmotivante que presiona aun más a las personas ni de crear tensión o rivalidades innecesaria que solo dañarán el clima laboral. No olviden celebrar el fin del juego o competencia ni de darle una oportunidad a los integrantes a regresar a su ritmo de trabajo habitual para permitirles "descansar" y recuperarse.
• Establece fechas limites: ¡Esto es lo más importante! Entre más próxima este la fecha limite, más urgente es la necesidad de terminar a tiempo. Todos los involucrados deberán conocer la fecha y tenerla muy presente al trabajar en dicho proyecto. La presión por una fecha limite no debe ser por una deficiente planeación, sino se estará cayendo en una falta de respeto a los colaboradores ya que estarán trabajando con urgencia cuando no era necesario hacerlo.
• Entrena la actitud de urgencia: Siguiendo los pasos anteriores continuamente desarrollarás la actitud de urgencia en ti como líder y en las personas con las que trabajas y convives.

La actitud de urgencia – querer más, con más es parte fundamental del liderazgo efectivo y del éxito en general, sin embargo también es muy importante concéntrarse en desarrollar las actitudes contrarias y darte suficiente tiempo para la reflexión, planeación, relajación y recreación tanto en tu vida personal como en tu vida profesional.

¿Eres cazador o presa?

Un antiguo proverbio africano dice así:
Cada mañana en África, una gacela se despierta. Sabe que debe correr más rápido que el león más rápido o será asesinado.
Cada mañana un león se despierta. Sabe que debe correr más rápido que la gacela más lenta o morirá de hambre.
No importa si usted es un león o una gacela. Cuando salga el sol, es mejor que empiece a correr.
Para reflexionar: ¿Eres cazador o presa?

Lean además: Importancia del sentido de urgencia de Diego Vélez y Cómo desarrollar sentido de urgencia en un equipo (dos posts), de Manolo Álvarez.
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